47 139 139

t
t
Kontakt OSS
a
M
Kontakt Oss

Innlevering av leverandør bilag

For å sikre god flyt av bilag, mindre jobb for deg og oss, og sikre rask og effektiv behandling av leverandørfakturaer, må leverandører informeres om rutiner.

Dette bør gjøres snarest mulig etter Local Accounting har overtatt regnskapsføringen for ditt selskap.

Under ligger forslag til tekst som kan sendes leverandører.

Oppdater teksten med ditt firmanavn, organisasjonsnummer og dato.

 

Til våre leverandører, Viktig informasjon vedrørende sending av fakturaer til oss.

For å sikre god flyt av bilag, mindre jobb for deg og oss, og sikre rask og effektiv behandling av leverandørfakturaer, må leverandører informeres om rutiner.

Dette bør gjøres snarest mulig etter Local Accounting har overtatt regnskapsføringen for ditt selskap.

Under ligger forslag til tekst som kan sendes leverandører. Oppdater teksten med ditt firmanavn, organisasjonsnummer og dato.

Til våre leverandører,

Viktig informasjon vedrørende sending av fakturaer til oss

Firmanavn, organisasjonsnummer endrer sine rutiner ved fakturamottak fra og med 01.01.2020.

Dette for å sikre effektiv behandling og redusere postmengden.

Det er to måter å sende faktura til oss på:

  1. EHF Faktura. Selskapet er registrert i ELMA for mottak av elektroniske fakturaer i standardformatet EHF – Elektronisk handelsformat og vi ber om at dere formidler fakturaer til oss i dette formatet. Dette koster kr 4 per faktura.
  2. E-postmottak av fakturaer. Dersom dere ikke har anledning til å sende oss fakturaer i EHF-formatet ber vi om alle fakturaer/kreditnotaer sendes som PDF til: selskapets Vismadoc adresse. Denne adressen fås fra selskapet.

Forutsetninger for bruk av e-postmottak:

  • Kun PDF format
  • E-post med link til faktura vil ikke bli behandlet
  • En fil per bilag, og ett bilag per fil
    • Hver fil (vedlegg) til e-posten skal inneholde en (1) faktura pluss eventuelle spesifikasjoner til fakturaen, spesifikasjonen må ligge bak fakturaen i samme fil
    • Spesifikasjon i eget vedlegg vil bli behandlet som separat faktura og vil ikke bli slått sammen med fakturaen ved tolking
    • Vedlegg som inneholder flere fakturaer vil bli behandlet som ett (1) bilag
  • Ingen flere mottakere av e-post (unngå risiko for at e-post ikke behandles)
  • Vedleggets filnavn må ikke inneholde spesialtegn (!”#$&%) eller (ÆØÅ)
  • Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en .zip fil
  • Maksimal størrelse på vedlegg er 15 MB
  • Annet innhold i e-post blir ikke prosessert eller lest (ikke skriv meldinger i e-posten)
  • Det er kun fakturaer/kreditnotaer med påkrevde vedlegg som skal sendes til fakturaadressen.
  • Ordrebekreftelser, rekvisisjoner, kontrakter, reklame, vareleveranser, betalingspåminnelser etc. skal sendes til Selskapet forretnings-/leverings-/e-postadresse.
    • Feilsendinger koster Selskapet ekstra og kan kreves refundert av leverandør.
    • Postretur kr 10,- per sending – (innhold sendt til skanningssenteret som ikke er fakturarelatert)

For å sikre god fakturabehandling og rettidig betaling, er det viktig at dere følger våre nye retningslinjer.